Мониторинг аналитики с 8 по 14 июля 2017 г.



Личное дело работника: оформляем и ведем правильно

В издании подробно рассмотрены вопросы формирования, ведения, учета, хранения и передачи на архивное хранение личных дел работников в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь.

Книга адресована кадровикам, делопроизводителям, руководителям организаций всех форм собственности.

Введение

Документы по личному составу создаются во всех без исключения организациях независимо от того, какой формы собственности организация государственной или негосударственной. Как правило, эти документы образуются в процессе деятельности отдела кадров и бухгалтерии при оформлении на работу, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и увольнении*. Некоторые из этих документов формируют личное дело работника.

О. А. Курачева
Книга «Личное дело работника: оформляем и ведем правильно»
Издатель ООО «Издательство «Регистр», Минск, 2017 г.
http://www.profmedia.by
Тел./факс (10-375-17) 286-06-08, 286-06-14

Исправляем ошибки в штатном расписании

В соответствии с частью первой статьи 1 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее Трудовой кодекс), пунктом 2 части первой 1 статьи 194 Трудового кодекса штатное расписание является одним из локальных нормативных правовых актов, регулирующих трудовой распорядок для работников.

В трудовом договоре в обязательном порядке вместе с другими предусмотренными сведениями и условиями должна быть указана трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией) (пункт 3 части второй статьи 19 Трудового кодекса).

Поэтому в организациях любых организационно-правовых форм должно быть утверждено штатное расписание. Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации, его форму и содержание определяет наниматель.

Александр ШЕВЦОВ,
юрист

Типичные ошибки в делопроизводстве и способы их устранения

Ошибка: реквизиты организационно-распорядительных документов оформляются с нарушениями требований нормативных правовых актов Республики Беларусь.

Устраняем: с 1 июня 2017 г. правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов устанавливает СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее СТБ 6.38-2016).

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при оформлении реквизитов организационно-распорядительных документов.

Отсутствует реквизит «Наименование вышестоящей организации» при наличии вышестоящей организации в документах необходимо указывать ее полное официальное наименование.

В реквизите «Наименование организации» указывается только ее сокращенное название. Например, организация называется открытое акционерное общество «Витамины+», что закреплено в ее уставе. Оформляя приказы, секретарь указывает наименование организации как ОАО «Витамины+», что является ошибкой, так как наименование организации указывается в точном соответствии с уставными документами. Сокращенное название может указываться в скобках под полным наименованием (в тех случаях, когда оно закреплено в уставных документах).

Ольга МОИСЕЕНКО,
организатор делопроизводства референт

Закрепление правил работы с документами в электронном виде в инструкции по делопроизводству организации

С каждым годом электронный документооборот занимает более значимые позиции: постепенно растет объем документов в электронном виде, в делопроизводстве применяются новые технологии работы с документами, используются специализированные программы и так далее. Естественно, все это должно находить отражение и в локальных нормативных правовых актах организации, а именно в ее инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть порядок создания, получения, обработки, хранения и использования документов в электронном виде. Как показывает практика, в инструкции по делопроизводству организации целесообразно закрепить следующие аспекты:

— требования к документам в электронном виде;

— создание, прохождение и хранение документов в электронном виде в системе электронного документооборота (далее СЭД) организации;

— прием входящих документов в электронном виде;

— отправка исходящих документов в электронном виде;

— контроль исполнения документов в электронном виде;

— включение документов в электронном виде в номенклатуру дел;

— формирование дел, содержащих документы в электронном виде;

— экспертиза ценности документов в электронном виде;

— архивное хранение документов в электронном виде;

— уничтожение документов в электронном виде, не подлежащих дальнейшему хранению.

Анна САМОХВАЛОВА

Какие нормативные правовые акты регулируют работу архива организации?

Одним из важнейших нормативных правовых актов Республики Беларусь, регулирующих деятельность архива организации, является Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее Закон № 323-З). Статьей 12 Закона № 323-З установлено, что в целях накопления, учета и использования документов государственные органы и иные организации создают архивы. Этой же статьей Закона № 323-З закреплена обязанность руководителей государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей создать условия для приема, хранения, учета и использования документов. Более того, представительства иностранных организаций обязаны создать условия для приема, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Ольга КУЛИКОВА,
историк-архивист



© Copyright ИПА Регистр, 1993-2016

г. Минск , ул. Новаторская, 2б

тел. (017) 286-06-14, 237 90 08

service@profmedia.by